Wusstest du, dass mehr als die Hälfte der Organisationen im letzten Jahr ein gescheitertes Projekt erlebt haben? Obwohl es einfach ist, Marktbedingungen, Wettbewerber oder unzureichende Ressourcen die Schuld zu geben, liegt der häufigste Grund oft viel näher.
Ein Mangel an effektivem Arbeitslastmanagement, starker Führung und optimierten Prozessen sind häufige Faktoren, die den Erfolg eines Projekts beeinflussen. Starke Führung ist entscheidend, nicht nur um Teams zu motivieren und zu entwickeln, sondern auch, um die Arbeitslast in den verschiedenen Projektphasen effektiv zu steuern.
Manager, die das Arbeitslastmanagement ihres Teams priorisieren, können potenzielle Engpässe frühzeitig erkennen, die Ressourcenzuteilung optimieren und die Produktivität während des gesamten Projektzyklus sicherstellen.
Egal, ob du ein erfahrener Profi oder ein neuer Projektmanager bist, der lernen möchte, wie man die Arbeitslast effektiv verwaltet – diese Tipps helfen dir, die Fähigkeiten zu entwickeln, die die erfolgreichsten Führungskräfte nutzen. Du wirst besser in der Lage sein, Projekte erfolgreich abzuschließen und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen, indem du lernst, wie du die Arbeitslast deines Teams strategisch verwaltest.
Was ist Arbeitslastmanagement?
Arbeitslastmanagement ist die effektive Delegation von Aufgaben und die Entwicklung der Teamproduktivität. Die Struktur wird häufig durch Frameworks und Methoden wie SCRUM, Scaled Agile Framework (SAFe) oder Kanban gelenkt.
Im Rahmen dieser Theorien werden Aufgaben entsprechend verteilt. Es werden auch Regeln für Priorisierung und Änderungsmanagement festgelegt, die die Definition von “Done” und “Ready” bestimmen. Deine Rolle als Projektmanager besteht darin, diese Prinzipien zu optimieren und anzupassen, um das beste Ergebnis zu erzielen.
Um das Arbeitslastmanagement zu verbessern und eine produktive Kultur des Remote-Arbeitens zu fördern, solltest du in Betracht ziehen, berufliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten anzubieten, einschließlich Projektmanagement-Kursen mit Zertifikaten. Diese Kurse bieten umfassende Schulungen in verschiedenen Projektmanagement-Methoden und -Tools und vermitteln sowohl Managern als auch Teammitgliedern wertvolle Fähigkeiten und Wissen.
Warum ist Arbeitslastmanagement wichtig?
Ein richtiges Arbeitslastmanagement führt zu einem produktiveren Team und einem klareren Überblick über den Gesundheitszustand eines Projekts. Du wirst in der Lage sein, Engpässe vorherzusagen und einen Aktionsplan zu erstellen, bevor sie auftreten.
Mit einem gut verwalteten Arbeitslastmanagement-Prozess wirst du feststellen können, ob mehr Ressourcen benötigt werden, um Meilensteine zu erreichen, und deine effektivsten Teammitglieder identifizieren. Dieser effektive Ansatz zum Arbeitslastmanagement stellt sicher, dass die Teammitglieder motiviert und emotional in ihre Arbeit investiert sind.
Das Ergebnis ist ein Arbeitslastmanagement-Prozess, der zu erhöhter Produktivität, verringertem Mitarbeiterverlust, verbesserter Kommunikation und Qualität sowie mehr Lösungen von Teammitgliedern führt.
Wusstest du, dass mehr als die Hälfte der Organisationen im letzten Jahr ein gescheitertes Projekt erlebt haben? Obwohl es einfach ist, Marktbedingungen, Wettbewerber oder unzureichende Ressourcen die Schuld zu geben, liegt der häufigste Grund oft viel näher.
Ein Mangel an effektivem Arbeitslastmanagement und veralteten Prozessen kann einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg eines Projekts haben. Gutes Arbeitslastmanagement erfordert Führung, die Teams motiviert und entwickelt, damit sie ihr Potenzial ausschöpfen, und die Prozesse kontinuierlich bewertet, um die Produktivität während des gesamten Projekts aufrechtzuerhalten.
Egal, ob du ein erfahrener oder ein neuer Projektmanager bist, das Erlernen der richtigen Arbeitslastverwaltung und das Anwenden dieser effektiven Techniken wird dir helfen, die Projektergebnisse zu verbessern.
Fünf Schritte zum richtigen Arbeitslastmanagement
1. Analysiere die Arbeitslast deines Teams
Es ist schwer, die tatsächliche Arbeitslast jedes einzelnen Teammitglieds zu verstehen, wenn eine Vielzahl von Aufgaben und mehrere Projekte gleichzeitig laufen. Hier ist, was du tun musst, um die Arbeitslast des gesamten Teams und der einzelnen Teammitglieder zu bestimmen:
- Erstelle eine vollständige Liste der Projekte und Prozesse, die in der Verantwortung deines Teams liegen. Dazu gehören interne Abteilungsprojekte sowie Segmente gemeinsamer Unternehmensprojekte.
- Definiere den Zeitrahmen und den Umfang jedes Projekts. Achte darauf, ihre Größe und Schwierigkeit zu berücksichtigen. Identifiziere die Teile des Projekts, die von deinem Team geleitet werden.
- Teile die Projekte in Aufgaben und Unteraufgaben auf. Wenn du die Gesamtarbeitsbelastung deines Teams kennst, kannst du die Projekte in Aufgaben unterteilen, die leicht zuzuweisen und zu verfolgen sind.
- Setze die Prioritäten für jede Aufgabe. Diese helfen dir bei der lokalen und globalen Planung.
- Analysiere die Kapazitäten jedes Teammitglieds. Finde heraus, wie viel Zeit und Aufwand jedes Mitglied dem Projekt widmen kann. Dies hilft dir, Aufgaben den richtigen Personen zuzuweisen und realistische Erwartungen zu haben. Die Verwendung eines Zeittrackers kann dir dabei helfen, die Produktivität jedes Teammitglieds zu bewerten.
2. Teile Projekte in Aufgaben und Unteraufgaben auf
Sobald du eine Vorstellung von der Arbeitslast deines Teams hast, kannst du die Aufgabenverteilung festlegen. Die Zuteilung von Ressourcen sollte so erfolgen, dass die Arbeitslast je nach den Fähigkeiten jedes Teammitglieds fair verteilt wird.
So kannst du Ressourcen effektiv zuweisen:
- Baue zunächst eine Iteration (z. B. einen Sprint) auf, indem du die Aufgaben mit der höchsten Priorität zuerst berücksichtigst. Achte darauf, dass alle Abhängigkeiten der Aufgaben erfüllt sind, und bespreche eventuelle Risiken, die mit diesen Funktionen verbunden sind. Wenn hochpriorisierte Aufgaben auf Abhängigkeiten warten, plane, wie du diese Abhängigkeiten zuerst erfüllen kannst.
- Der nächste Schritt ist, ein Planungstreffen mit dem Team abzuhalten, um die Komplexität der geplanten Aufgaben zu bestimmen. Dies wird oft durch die Zuordnung einer Aufgabenmenge in Story Points durchgeführt, um die Schwierigkeit einer Aufgabe zu bewerten.
- Stelle sicher, dass du realistische Erwartungen setzt, wenn du Aufgaben dem Team zuweist. Eine effektive Strategie besteht darin, zu analysieren, wie viele Story Points ein Teammitglied typischerweise bewältigen kann. Du wirst feststellen, dass weniger erfahrene Mitglieder viele weniger komplexe Aufgaben gut erledigen, aber bei komplizierteren Aufgaben ins Stocken geraten könnten.
- Erstelle Workflows, um zu verfolgen, welche Aufgaben abgeschlossen sind und welche noch ausstehen, indem du ein Arbeitsmanagement-Tool verwendest. Je nach Art des Projekts ist es unerlässlich, ein tägliches Standup-Meeting oder mindestens ein wöchentliches Teammeeting abzuhalten, um abgeschlossene Aufgaben und mögliche Blockaden zu besprechen. Nimm das Feedback des Teams auf und stelle sicher, dass sie die Werkzeuge und Ressourcen haben, um ihre Arbeit rechtzeitig abzuschließen.
3. Visualisiere den Fortschritt und setze realistische Deadlines
Während du den Fortschritt analysierst und Feedback erhältst, stelle sicher, dass du Probleme sofort löst, sobald sie auftreten. Häufig können sich die geschäftlichen Anforderungen während eines Projekts ändern, und hier wird deine Change-Management-Strategie entscheidend, um das Arbeitslastmanagement effektiv zu steuern.
Typische Beispiele wären Änderungen an einer Funktion oder wenn eine Abhängigkeit zu komplex war, um sie wie geplant umzusetzen. In solchen Fällen kannst du auf die Prioritäten verweisen und die erwartete Lieferung neu kalibrieren, indem du zukünftige Prioritäten durch aktuelle Prioritäten ersetzt, die noch nicht abgeschlossen sind. Um praktische Deadlines festzulegen und diese mit Leichtigkeit anzupassen, ist es sehr empfehlenswert, eine Zeitleiste zu erstellen, die dein Team bei jedem Schritt unterstützt.
4. Setze Prioritäten für eine schnellere Ausführung
Egal, ob du an einem Startup arbeitest und nach Möglichkeiten suchst, deinen Produktentwicklungsprozess zu verbessern und ein Minimal Viable Product (MVP) zu liefern, oder ob du ein etabliertes Produkt zurückentwickelst – behalte immer die Geschwindigkeit im Auge, um die Ausführung zu maximieren. Durch die oben beschriebene richtige Planung solltest du ein gutes Verständnis für Abhängigkeiten sowie für die Fähigkeiten deines Teams haben.
Plane die langfristige Arbeitslast über eine Projekt-Roadmap. Setze einen monatlichen oder vierteljährlichen Lieferplan für das Projekt, der die abgeschlossene Arbeitslast widerspiegelt, und versehe ihn mit Risikofaktoren.
5. Plane für Herausforderungen
Ressourcenknappheit ist eine Realität, selbst in den bestfinanzierten Unternehmen. Einige der erfolgreichsten Unternehmen legen strenge Budgets für Zeit und Ausgaben fest und sind möglicherweise nicht bereit, zusätzliche Ressourcen zu beschaffen. Die Fähigkeit, sowohl dein Team als auch die Ergebnisse zu steuern, ist ein Grundpfeiler des Arbeitslastmanagements.
Die beste Möglichkeit, dein Arbeitslastmanagement zu analysieren und Probleme zu mildern, ist die Verwendung der richtigen Tools. Eine vollständige PM-Suite wie Azure DevOps oder Jira ist eine gängige Lösung für größere Projekte. Weitere Optionen sind Trello, Asana und Basecamp. Zu ihren Vorteilen gehören sofortige Aufgabenmodellierung, die Möglichkeit, jeden Schritt einer Aufgabe zu kontrollieren, das Zuweisen von spezifischen Terminen, sofortige Berichte usw.
Egal, für welches Tool du dich entscheidest – aus der Perspektive des Arbeitslastmanagements sind Berichte unerlässlich, um die Produktivität zu optimieren. In täglichen Meetings kannst du Fehlerberichte, Geschwindigkeit, Burndown und andere wichtige Faktoren ansprechen, um Verzögerungen in der Produktivität zu untersuchen.
Wenn du beispielsweise eine Website promotest, benötigst du rechtzeitige Berichte, die die aktuellen Suchergebnisse, Änderungen der Besucherzahlen, die Anzahl der Links zur Website usw. widerspiegeln. Diese Berichte lassen sich automatisch erstellen, indem du den SEO-Berichtsgenerator verwendest, der verschiedene Berichtoptionen enthält und Leistungsdaten der Website (die du auch von Website-Überwachungstools sammeln kannst), Keyword-Ranking-Analysen, Wettbewerbsanalysen usw. erfasst.
Konflikt- und Motivationsmanagement
Richtiges Workflow-Management ist ohne diese beiden wesentlichen Komponenten wertlos. Du musst lernen, wie du dein Team motivierst und Konflikte vermeidest. Dies ist nicht nur eine offensichtliche Tatsache, sondern auch die Grundlage zahlreicher Forschungsversuche und Entdeckungen.
Motivation
Motivation kann entscheidend sein, um die Produktivität zu steigern. Gleichzeitig kann ihr Mangel ein Team und das gesamte Projekt zerstören. Ein motiviertes Teammitglied ist deutlich produktiver als ein unmotivierter Profi. Hier sind grundlegende Empfehlungen:
- Binde dein Team in den Prozess ein. Die besten Methoden sind persönliche Interviews und Gruppentreffen. Nutze Live-Präsentationen mit Q&A-Sitzungen. Sie dürfen nicht langweilig sein und sollten nur relevante Details enthalten. Betone während privater Gespräche mit den Mitgliedern deren Bedeutung für das Projekt und stelle sicher, dass die Aufgaben, die sie erhalten, ihre Fähigkeiten nicht übersteigen.
- Lass die Mitglieder ihren Beitrag zum Projekt spüren. Zum Beispiel sollte auch ein kleiner Erfolg, wie ein gut gestalteter Button für die Website, nicht ignoriert werden. Betrachte alle Ergebnisse und hebe die erfolgreichsten Teile hervor. Erkläre, wie diese Teile das Endergebnis beeinflussen werden.
- Dein Glaube und Optimismus sind entscheidend. Teammitglieder schauen auf ihren Teamleiter und kopieren dessen Erscheinung und Stimmung direkt oder unbewusst. Du musst die Atmosphäre spüren und mögliche Spannungen abbauen. Die besten Methoden dafür sind ein einfaches Lächeln, ein paar geschäftliche Komplimente, das Anerkennen guter Arbeit oder eine gute Geschichte aus dem realen Leben.
- Weise klare und detaillierte Aufgaben zu. Wenn ein Teammitglied genau weiß, was zu tun ist, wird es einfacher für ihn, die Deadline zu erfüllen und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern.
- Gib angemessenes Feedback. Es geht nicht darum, einem Schüler gute oder schlechte Noten zu geben. Du musst positive Momente hervorheben, den Fortschritt der verschiedenen Teammitglieder vergleichen und immer die praktischen Ergebnisse ihrer Arbeit erwähnen.
Konfliktlösung
Kein Team kommt ohne Konflikte aus. Als Führungskraft musst du diese lösen und für beide Seiten erleichtern. Konflikte im Team sind eine eigene Disziplin mit Regeln, Begriffen und Wissenssystemen. Es würde Hunderte von Seiten erfordern, um das gesamte Thema abzudecken. Hier geben wir nur einige allgemeine Empfehlungen:
- Die Mehrheit der Konflikte innerhalb eines Teams entsteht aufgrund einer Weigerung, zuzuhören und sich zu erklären. Lass ein Teammitglied die gesamte Sichtweise des Problems darlegen. Unterbrich es nicht. Frage, ob sie mit ihrer Erklärung fertig sind. Achte auf die Worte und die Intonation, die Mitglieder verwenden. Von deiner Seite aus, vermeide es, eine Person mit langen Monologen zu ermüden (diese sollten 20 Minuten nicht überschreiten).
- Wenn du etwas erklärst, versuche mehr als nur Worte zu verwenden – nutze Bilder, sogar aus kostenlosen Vorlagen, die deine Gefühle und mehr vermitteln.
- Wenn du kritisieren musst, tu es richtig. Sprich nur über deine Haltung zum Ergebnis der Arbeit, nicht über die Person, die sie ausgeführt hat. Gehe nur auf Fehler in der Ausführung ein, nicht auf Persönlichkeitsmerkmale. In deiner kritischen Erklärung solltest du den Großteil der Aufmerksamkeit auf die Arbeit legen, die gut gemacht wurde (80 % der Zeit). Erwähne, was du in der Zukunft erwarten würdest (15 % der Zeit) und sage, was geändert werden muss (5 % der Zeit).
- Versuche, Aufgaben entsprechend den Fähigkeiten eines Mitglieds zuzuweisen. Wenn ein Teammitglied eine Aufgabe nicht lösen kann, ist es besser, diese an ein kompetenteres Mitglied zu delegieren. Gleichzeitig darfst du das erste Teammitglied nicht ohne Arbeit lassen. Schlage vor, dass es einen Teil der Verantwortung der Person übernimmt, die es ersetzt. Dies ist der einzige Weg, einen Konflikt zu lösen, ohne die Atmosphäre und die Geschäftsprozesse des Teams zu stören.
Nutzung von Strategien für das Arbeitslastmanagement
Arbeitslast- und Teammanagement sind entscheidend für den Erfolg jedes Projekts und für deine Organisation insgesamt. Um ein effektives Arbeitslastmanagement zu erreichen, beginne mit der Analyse der Arbeitslast deines Teams – diese Einsicht ist von unschätzbarem Wert, um Aufgaben klug zuzuweisen.
Unterteile Projekte in kleinere Aufgaben und Unteraufgaben; das macht sie nicht nur besser handhabbar, sondern hilft auch jedem, ein Gefühl der Erfüllung zu erleben, wenn er jedes Teilstück abschließt.
Vergiss nicht, den Fortschritt zu visualisieren! Ob du Diagramme, Tafeln oder Software verwendest – zu sehen, wie weit du gekommen bist, kann unglaublich motivierend sein. Realistische Deadlines zu setzen hält alle auf Kurs und stellt sicher, dass du nicht in letzter Minute hetzen musst.
Die Priorisierung von Aufgaben nach Dringlichkeit hilft deinem Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, was zu schnellerer Ausführung führt. Und denk daran, dass du mit einem Plan für mögliche Herausforderungen gut vorbereitet bist, um Hindernisse direkt anzugehen.
Indem du diese Strategien übernimmst und die Tipps aus diesem Artikel umsetzt, wirst du positive Veränderungen im Arbeitslastmanagement feststellen. Mit der Zeit und Erfahrung wirst du dich darin üben, die Arbeitslast deines Teams zu managen und bereit sein, selbst die komplexesten Projekte mit Leichtigkeit anzugehen.
Dieser Artikel wurde ursprünglich im Mai 2023 veröffentlicht.
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